Většinou se při vystavování faktur používá číslo dokladu jako identifikátor faktury. Toto číslo slouží k jednoznačné identifikaci faktury ve vašem účetnictví a komunikaci s vašimi obchodními partnery. Číslo dokladu může být jednoduše číselným kódem, kterým je faktura označena, nebo může obsahovat i další informace, jako je například rok, měsíc a číslo faktury. To závisí na tom, jak je nastavena číselná řada a jaké požadavky máte na identifikaci a sledování faktur ve vašem podnikání.
V praxi se číslo dokladu často skládá z různých částí, jako jsou:
- Prefixy označující typ faktury nebo obchodní transakce (například “FA” pro fakturu).
- Číslo, které je unikátní pro danou fakturu.
- Informace o datu (například rok a měsíc vydání faktury).
Takže například číslo dokladu může vypadat jako “FA-2024-001”, kde “FA” označuje fakturu, “2024” je rok vydání faktury a “001” je číslo faktury. Důležité je, aby číslo dokladu bylo jedinečné a jednoznačné, aby bylo snadné identifikovat konkrétní fakturu mezi ostatními dokumenty v účetnictví.
Číslo dokladu a číselná řada #
Pro každý typ dokladu si můžete nadefinovat vlastní číselnou řadu.
Pro definici číselné řady můžete použít jakýkoliv text a následující zástupné symboly, které se generují automaticky dle data vystavení a počtu existujících dokladů.
{YY} – dvojciferný rok vystavení
{YYYY} – čtyřciferný rok vystavení
{NN} – dvojciferné pořadí dokladu
{NNN} – tříciferné pořadí dokladu
{NNNN} – čtyřciferné pořadí dokladu
Variabilní symbol bude vytvořen z číslic daného čísla dokumentu. Pokud číselná řada bude např. F9{YYYY}{NNNN}, číslo dokladu se nastaví na F920210001 a variabilní symbol bude 920210001. Maximální délka variabilního symbolu je 10 znaků. V případě nutnosti lze začátek variabilního symbolu určit lomítkem. Pokud v předchozím příkladě změníme definici na F9/{YYYY}{NNNN}, číslo dokladu se nastaví opět na F920210001, ale variabilní symbol se bude generovat až z číslic za lomítkem a bude tedy 20210001.
Pokud potřebujete začít nově nastavenou číselnou řadu od vyššího čísla než je 1, vystavte jednoduše první doklad a následně změňte jeho číslo na požadované první číslo tedy např. F920240020. Další vystavený doklad již bude mít číslo o jedna vyšší než ten předchozí. Změnu čísla dokladu provedete jednoduše na detailu dokladu v bloku Základní údaje.
Změna čísla dokladu #
Číslo dokladu můžete změnit u již existujícího dokladu, tedy po prvním uložení. Číslo dokladu musí odpovídat nastavené číselné řadě, jinak se vám další doklad vystaví opět se stejným číslem. Číslo dokladu změníte v základních údajích zcela dole.