Pokud jste plátce DPH, tak ano – odběratel musí souhlasit s tím, že mu budete posílat daňové doklady elektronicky (e-mailem, přes fakturační systém apod.). Bez tohoto souhlasu nemusí být elektronická faktura považována za platně doručenou. Posílání faktur e-mailem bez tohoto souhlasu je proto právně riskantní.
V praxi se to řeší jednoduše: stačí věta ve smlouvě nebo v obchodních podmínkách typu „Smluvní strany souhlasí se zasíláním daňových dokladů v elektronické podobě.“ Nebo prostě klientovi pošlete první fakturu e-mailem a on ji zaplatí – tím dal konkludentní (faktický) souhlas.
Pokud nejste plátce DPH, zákon tohle formálně neřeší. Ale i tak je dobrý nápad mít souhlas alespoň neformálně potvrzený.
Jak souhlas získat a doložit
Nejjistější cestou je mít souhlas černé na bílém – ideálně jako součást obchodních podmínek, které klient odsouhlasí při objednávce, nebo jako samostatnou větu ve smlouvě. Pokud smlouvu nemáte, stačí souhlas získat e-mailem: napište klientovi krátkou zprávu „Souhlasíte se zasíláním daňových dokladů elektronicky?“ a jeho odpověď „ano“ si uložte. Při případné kontrole z finančního úřadu tak máte jasný důkaz, že jste podmínku splnili. Bez písemné stopy se spoléháte jen na to, že klient fakturu zaplatil a tím dal konkludentní souhlas – to sice právně obstojí, ale hůř se to dokazuje, pokud by platbu ještě nestihl uhradit.
Souhlas jednou daný platí i pro další faktury
Souhlas se zasíláním daňových dokladů elektronicky nemusíte získávat znovu ke každé jednotlivé faktuře – stačí ho mít jednou, typicky při první spolupráci s klientem, a platí pro všechny další doklady, dokud ho klient výslovně neodvolá. Pokud spolupráci obnovíte po delší pauze, je rozumné si souhlas připomenout, hlavně pokud mezitím prošla firma změnou (jiný kontakt, jiná fakturační osoba) – ať máte jistotu, že aktuální kontaktní osoba o dohodě ví a fakturu skutečně čeká na uvedené adrese.
Zabezpečení e-mailové komunikace
Daňové doklady obsahují osobní a firemní údaje, takže se vyplatí věnovat pozornost i tomu, jak fakturu posíláte. Obyčejný e-mail sice zákon nezakazuje, ale profesionálněji působí, když faktury odesíláte z ověřené firemní domény – e-maily se pak nedostávají do spamu a klient si je snáz spáruje s vaší firmou. Pokud posíláte citlivější dokumenty (třeba faktury s vyššími částkami), zvažte i PDF chráněné heslem, které klientovi sdělíte jiným kanálem. U běžné fakturace mezi OSVČ a firmami to ale většinou není nutné – hlavní je faktura odeslat spolehlivě a ze srozumitelné adresy.
Co když klient trvá na papírové faktuře
I když elektronické posílání faktur je dnes standard, klient si může vyžádat i papírovou verzi – zákon mu v tom nebrání. Pokud si to výslovně přeje, doklad mu vytisknete a pošlete poštou nebo předáte osobně vedle elektronické kopie, kterou si necháte pro vlastní evidenci. U větších firem a veřejných institucí je papírová komunikace stále běžnější, než by se čekalo – vyplatí se proto hned na začátku spolupráce zjistit, jakou formu doručení klient preferuje, ať se pak nemusíte přizpůsobovat dodatečně.
Faktura jako příloha, nebo jen odkaz
Fakturu můžete klientovi poslat buď přímo jako přílohu e-mailu, nebo jako odkaz na veřejně dostupný doklad, který si stáhne sám. Druhá varianta se hodí zejména u větších souborů nebo když chcete mít jistotu, že se dostane ke správné, aktuální verzi dokladu – u přílohy totiž riskujete, že si klient uloží starou verzi ještě před tím, než jste fakturu opravili. Ať zvolíte kteroukoli cestu, e-mail by měl vždy obsahovat i základní informace v textu zprávy – číslo faktury, částku a splatnost – aby si klient nemusel otevírat přílohu jen kvůli tomu, aby zjistil, kolik má zaplatit.
💡 Jak na to ve Fakturyonu: Fakturyon umí faktury odesílat e-mailem přímo z aplikace. Pro každý typ dokladu si nastavíte vlastní šablonu e-mailu (předmět a text). Pro profesionálnější dojem si můžete ověřit doménu přes SPF/DKIM, aby e-maily odcházely z vaší vlastní adresy.