Co je faktura? V zásadě dopis, ve kterém říkáte: „Udělal jsem ti tuhle práci, stálo to tolik, pošli mi prosím peníze sem.“ Zajímavost: český zákon slovo „faktura“ vůbec nezná. Oficiálně se jedná o „obchodní listinu“ nebo „výzvu k úhradě“. Ale faktura se jí říká všude a všichni vědí, o co jde.
Faktura sama o sobě nemůže vytvářet nové závazky – je to jen doklad o tom, co jste si s někým dohodli (ústně, ve smlouvě, e-mailem…).
K čemu faktura v praxi slouží
Faktura má tři základní funkce. Za prvé je to výzva k platbě – říkáte jí klientovi, kolik a kam má poslat peníze. Za druhé je to účetní doklad – vy i klient si podle ní zaúčtujete příjem, respektive výdaj, a doložíte ho při případné kontrole. Za třetí je to důkaz o transakci – když dojde ke sporu, faktura spolu s dalšími doklady (smlouvou, objednávkou, dodacím listem) ukazuje, co se skutečně stalo.
Právě proto na faktuře záleží víc, než by se na první pohled zdálo. Chybně nebo neúplně vystavená faktura může klientovi dát důvod platbu odložit, a při kontrole z finančního úřadu vám může přidělat starosti, i když jste za práci reálně zaplaceni dostali.
Kdy faktuře musíte vystavit
Jako neplátce DPH vám zákon přesný okamžik vystavení faktury nepředepisuje – rozumná praxe je vystavit ji ihned po dokončení práce nebo dodání zboží, nejpozději ale v den, kdy klientovi posíláte upomínku, že za něco dluhí. Jako plátce DPH už pevné pravidlo máte: daňový doklad musíte vystavit do 15 dnů od dne, kdy nastalo zdaniteľné plnění (tedy kdy jste práci dokončili nebo zboží dodali).
Co se stane, když fakturu nevystavíte
Bez faktury se hůř dokládá, že jste za práci měli dostat zaplaceno – a hůř se to i vymáhá, pokud klient neplatí. Pro účely daňové evidence navíc musíte mít u každého příjmu doklad, ze kterého jde poznat, co, komu a za kolik jste dodali; bez něj vám při kontrole hrozí, že finanční úřad příjem neuzná jako řádně doložený. U plátců DPH je nevystavení daňového dokladu ve lhůtě přímo porušením zákona o DPH.
Faktura, účtenka a daňový doklad – v čem je rozdíl
Tyto tři pojmy se často pletou. Faktura je obecné označení pro výzvu k platbě mezi podnikateli. Účtenka (přesněji příjmový pokladní doklad) potvrzuje, že jste hotovostní platbu skutečně přijali. Daňový doklad je faktura, která navíc splňuje náležitosti podle zákona o DPH – tedy vystavuje ji plátce DPH a obsahuje sazbu daně, základ daně a její výši. Co přesně musí faktura obsahovat, ať už jste plátce, nebo ne, najdete v článku o náležitostech faktury.
Co dělat, když klient fakturu odmítne uznat
Faktura sama o sobě právně závazek nevytváří – jak jsme psali výše, jen dokládá to, na čem jste se domluvili jinde. Pokud klient tvrdí, že si práci neobjednal nebo že cena je jiná, než na faktuře uvádíte, potřebujete doložit samotný závazek: e-mailovou komunikaci, smlouvu, objednávku nebo aspoň potvrzení, že práci převzal. Rozdíl mezi fakturou a skutečným závazkem podrobně vysvětluje článek smlouva vs. faktura.
💡 Jak na to ve Fakturyonu: Fakturu vystavíte za pár kliknutí – vyberete odběratele z adresáře nebo zadáte jeho IČO a údaje se stáhnou z ARES, přidáte položky a doklad rovnou odešlete e-mailem jako PDF. Fakturyon si pak sám hlídá, aby žádné číslo v řadě nechybělo.
Shrnutí
Faktura je základní nástroj, kterým si mezi sebou podnikatelé účtují za práci nebo zboží – česky „obchodní listina“ nebo „výzva k úhradě“, lidově prostě faktura. Sama o sobě nevytváří závazek, jen ho dokládá, a proto se vždy vyplatí mít po ruce i to, na čem jste se s klientem domluvili jinde. Jako plátce DPH navíc musíte dodržet 15denní lhůtu od dodání práce nebo zboží. A ať jste plátce, nebo ne, faktura, kterou vystavíte pořádně, vám ušetří starosti s placením i s případnou kontrolou.