Pokud vám klient platí hotově, vždy vystavte příjmový pokladní doklad – tedy potvrzení o tom, že jste peníze přijali. Na dokladu by mělo být kdo platil, kolik, za co, datum a podpis osoby, která hotovost přijala. Tento doklad slouží jako důkaz o zaplacení pro obě strany. Hledáte frázi „platba v hotovosti doklad“? Přesně to řeší tenhle článek.
A pozor: pokud vás zákazník požádá o doklad o prodeji (třeba v obchodě nebo po dokončení práce), musíte mu ho vydat. To je zákonná povinnost každého podnikatele. Na dokladu musí být vaše jméno a IČO, datum, druh zboží nebo služby a cena.
Limit pro platby v hotovosti
Kromě náležitostí dokladu má hotovostní platba i další zákonné omezení: podle zákona o omezení plateb v hotovosti nesmí jedna platba mezi dvěma subjekty (ať už jde o dva podnikatele, nebo podnikatele a nepodnikající osobu) přesáhnout 270 000 Kč. Limit se počítá za jednu platbu, ne za celkovou hodnotu obchodního vztahu – pokud tedy klientovi fakturujete 400 000 Kč, musí vám část zaplatit převodem, hotově smí uhradit maximálně 270 000 Kč. Porušení tohoto limitu může být postihnuto pokutou. Od roku 2027 navíc začne platit jednotný evropský limit 10 000 eur pro hotovostní platby napříč celou EU, který český limit v praxi nahradí.
Pokladní kniha
Pokud přijímáte hotovost pravidelně, vyplatí se vedle jednotlivých příjmových dokladů vést i pokladní knihu – systematický přehled všech hotovostních příjmů a výdajů s průběžným zůstatkem. U každého záznamu uvádíte datum, číslo dokladu, stručný popis a částku, a kniha vám kdykoli ukáže, kolik hotovosti byste měli mít fyzicky v pokladně. Při kontrole z finančního úřadu je to jeden z prvních dokumentů, který vás mohou požádat porovnat se skutečným stavem hotovosti – rozdíl mezi zůstatkem v knize a reálnou hotovostí v pokladně je totiž častým důvodem k dalším dotazům. Pokladní knihu nemusíte vést, pokud hotovost přijímáte jen výjimečně, ale u pravidelnějšího provozu (třeba kamenný obchod nebo dílna) se bez ní neobejdete.
Rozdíl mezi příjmovým dokladem a účtenkou
Příjmový pokladní doklad a účtenka z pokladny nejsou vždy to samé, i když se v praxi často zaměňují. Příjmový pokladní doklad je účetní doklad podle zákona o účetnictví, který dokládá přijetí hotovosti a musí mít stanovené náležitosti (viz výše). Účtenka z registrační pokladny je spíš technický výstup pokladního systému a slouží zákazníkovi jako doklad o nákupu. Pro drobné prodejce, kteří nemají klasickou pokladnu, plní roli účtenky právě příjmový pokladní doklad – vystavíte ho ručně nebo přes fakturační aplikaci a předáte zákazníkovi. Důležité je, aby doklad, který zákazníkovi dáte, obsahoval všechny povinné údaje, ne jen prosté „zaplaceno“.
Co dělat s hotovostí dál
Přijatou hotovost nemusíte nechávat v pokladně ani doma – většina bank umožňuje vklad hotovosti na podnikatelský účet přes pobočku nebo vkladomat. Pravidelné odvádění tržeb na účet vám navíc zjednoduší přehled o cash flow, protože všechny peníze budete mít na jednom místě spolu s bezhotovostními platbami. Pokud hotovost delší dobu držíte fyzicky, mějte na paměti i bezpečnostní riziko – vyšší částky v hotovosti jsou lákadlem pro krádež, a to i v případě, že jde jen o drobné částky nasčítané za delší období.
Platba kartou jako alternativa k hotovosti
Pokud se chcete vyhnout administrativě spojené s hotovostí úplně, zvažte platbu kartou pomocí platebního terminálu nebo mobilní platební aplikace. Platba kartou se eviduje jako bezhotovostní platba, takže odpadá povinnost vystavovat příjmový pokladní doklad i sledovat limit pro hotovostní platby – peníze navíc chodí přímo na účet bez nutnosti je tam ručně odnášet. Pro drobné podnikatele, kteří přijímají platby osobně (řemeslníci, trhovci, poskytovatelé služeb u zákazníka), je dnes mobilní platební terminál často levnější a jednodušší volba než vedení pokladní evidence.
💡 Jak na to ve Fakturyonu: Při vystavení dokladu si zvolíte způsob platby: bankovní převod, hotovost, platební karta, dobírka nebo kredit. U hotovostní platby můžete přímo zaznamenat úhradu a vystavit příjmový doklad.