Pokud děláte zakázku, která trvá měsíce (třeba stavba, vývoj webu, dlouhodobý projekt), nemusíte čekat na úplné dokončení. Můžete vystavovat dílčí faktury za jednotlivé etapy nebo měsíce. Každá dílčí faktura pokrývá část odvedené práce a odpovídající částku.
Je to výhodné pro obě strany: vy průběžně dostáváte zaplaceno a nemusíte financovat celý projekt ze svého, klient zase vidí, za co přesně platí, a nenarazí na jednu obrovskou fakturu na konci.
Jak si dílčí fakturaci předem domluvit
Dílčí fakturaci si dohodněte hned na začátku spolupráce, ne až v půlce projektu. Do smlouvy nebo objednávky zapište, na kolik etap zakázku rozdělíte, jaká část ceny připadá na každou etapu a co přesně musí být hotové, aby bylo možné danou etapu vyfakturovat. Nejčastěji se dílčí faktury vážou buď na časové úseky (třeba měsíčně u dlouhodobého projektu), nebo na milníky (dokončení návrhu, dokončení vývoje, testování, ostré spuštění). Jasně definované milníky předejdou sporům o to, jestli už je etapa skutečně hotová a fakturovatelná, nebo ještě ne – klient tak přesně ví, za co platí, a vy máte jistotu, že vám platba za odvedenou práci nemine.
Dílčí faktura vs. zálohová faktura
Dílčí faktura a zálohová faktura se snadno pletou, ale jde o dva různé nástroje. Zálohová faktura je výzva k platbě předem, ještě než na zakázce začnete pracovat – je to jen žádost o peníze, ne účetní ani daňový doklad. Dílčí faktura naopak dokládá už skutečně odvedenou a dokončenou část práce – je to plnohodnotný daňový doklad se všemi náležitostmi jako běžná faktura, jen se vztahuje jen na část celkové zakázky. Jinými slovy: zálohu žádáte předem na to, co teprve uděláte, dílčí fakturu vystavujete zpětně za to, co už jste reálně dodali. Obě varianty se dají u dlouhých zakázek i kombinovat.
DPH u dílčích faktur
Pokud jste plátce DPH, u každé dílčí faktury platí stejná pravidla jako u běžné faktury – musí obsahovat datum uskutečnění zdanitelného plnění (DUZP), které odpovídá dni, kdy byla daná etapa skutečně dokončena, ne dni, kdy fakturu vystavujete. DPH z dílčí faktury přiznáváte a odvádíte v období, do kterého DUZP dané etapy spadá – takže pokud projekt trvá přes přelom roku nebo čtvrtletí, jednotlivé dílčí faktury se rozpočítají do různých zdaňovacích období podle toho, kdy byla která etapa dokončena. To je vlastně další výhoda dílčí fakturace: DPH i daň z příjmu se rozloží rovnoměrněji, místo aby dopadla najednou na konci celého projektu.
Kdy se dílčí fakturace nevyplatí
U krátkých zakázek v řádu dnů nebo týdnů dílčí fakturace většinou nedává smysl – administrativa navíc (víc dokladů, víc sledování plateb) by převážila nad výhodou průběžných plateb. Stejně tak u zakázek, kde se etapy těžko oddělují (třeba jednorázová konzultace nebo krátký grafický návrh), je jednodušší počkat na dokončení a vystavit jednu fakturu. Dílčí fakturace se vyplatí hlavně tam, kde projekt trvá minimálně několik týdnů až měsíců a dá se rozumně rozdělit do jasně ohraničených etap – typicky vývoj software, stavební práce nebo dlouhodobé poradenské projekty.
Dílčí faktury číslujte ve stejné číselné řadě jako ostatní faktury – nejde o samostatný typ dokladu s vlastní řadou, jen o běžnou fakturu vztahující se k části zakázky. Do poznámky nebo popisu položky se vyplatí uvést, ke které etapě nebo k jaké objednávce se faktura vztahuje (třeba „Etapa 2 z 3 – vývoj, dle objednávky č. 15″), ať je z dokladu jasně vidět, jak zakázka postupuje.
U mezinárodních zakázek navíc pamatujte, že jednotlivé dílčí faktury mohou podléhat jiným pravidlům měny nebo jazyka než faktura celková – vyplatí se proto hned na začátku ujasnit, v jaké měně a jazyce budete jednotlivé etapy fakturovat, ať to neřešíte znovu u každé další dílčí faktury zvlášť.
💡 Jak na to ve Fakturyonu: Fakturyon podporuje dílčí fakturaci přirozeně – vystavujete průběžné faktury jednomu klientovi a Fakturyon eviduje celkový stav plateb. Využít můžete i vazbu na objednávku – z jedné objednávky vytvoříte postupně více faktur.