Vystavíte fakturu, odešlete ji a pak už jen čekáte. Za týden otevřete internetové bankovnictví, projedete výpis, najdete platbu, vrátíte se do fakturace a ručně označíte doklad jako uhrazený. U pěti faktur měsíčně to jde. U padesáti je to večer, který jste mohli strávit jinak.
Automatické párování plateb tenhle krok odstraní úplně. Fakturyon si sám všimne, že platba dorazila, přiřadí ji ke správné faktuře a doklad označí za zaplacený. Vy se to dozvíte z notifikace — nebo se to nedozvíte vůbec a jen uvidíte, že faktura je vyřízená.
Jak automatické párování plateb funguje
- Ve své bance zapnete informační e-maily o příchozích platbách a necháte je chodit na vaši adresu ve Fakturyonu. Pokud banka neumí posílat na cizí adresu, stačí si zařídit přeposílání ve vlastní poště.
- Fakturyon kontroluje příchozí zprávy každou minutu. Z každé si přečte částku a variabilní symbol.
- Platba se spáruje s odpovídající fakturou a doklad se označí jako uhrazený. Volitelně vám přijde upozornění na hlavní nebo alternativní e-mail.
Nastavení je jednorázové a zabere pár minut — podrobný postup najdete v nápovědě k párování plateb s bankou.
Co tím získáte
- Přehled bez ručního dohledávání — nemusíte porovnávat výpis z banky se seznamem faktur. Fakturyon ví, co je zaplacené, průběžně.
- Upomínky, které nechodí omylem. Když se platba spáruje sama, nestane se, že by automatická upomínka odešla klientovi, který už zaplatil. To je nejnepříjemnější chyba v celém procesu a tohle ji vyřeší.
- Rychlejší reakci na dlužníky. Vidíte hned, kdo nezaplatil, ne až při měsíční kontrole.
- Méně překlepů než při ručním označování úhrad.
Nepotřebujete dávat přístup k bankovnímu účtu
Řada nástrojů řeší párování napojením přímo do bankovnictví. Fakturyon jde jinou cestou — pracuje s informačními e-maily, které vám banka posílá tak jako tak. Prakticky to znamená dvě věci:
- Fakturyon se nedostane k vašemu účtu. Nevidí zůstatek, nevidí odchozí platby a nemůže s účtem nic dělat. Dostane jen zprávu o tom, že přišla platba.
- Funguje to i s bankou, která propojení nenabízí. Stačí, že umí posílat informační e-maily o příchozích platbách — a to umí prakticky každá.
Seznam bank, se kterými je párování odladěné, uvidíte přímo v nastavení. Pokud tam vaše banka není, můžete si službu nastavit stejně a poslat nám žádost o doplnění přes kontaktní formulář v aplikaci.
Klíč k párování je variabilní symbol
Platba se k faktuře přiřazuje podle variabilního symbolu. Fakturyon ho generuje z čísla dokladu automaticky, takže ve výchozím nastavení nemusíte řešit nic. Když si ale nastavujete vlastní číselnou řadu, vyplatí se vědět, jak z ní variabilní symbol vzniká — je to jediné místo, kde si párování můžete rozbít.
Odběratelům pomáhá QR kód na faktuře, který Fakturyon přidává automaticky. Klient platbu naskenuje v mobilním bankovnictví a variabilní symbol se vyplní sám — takže nevzniká nejčastější důvod, proč se platba nespáruje.
Párování je poslední článek řetězu
Samotné párování dává největší smysl ve chvíli, kdy je automatizovaná i cesta k němu:
- Pravidelné faktury se vystaví podle harmonogramu, který nastavíte jednou.
- Doklad odejde odběrateli e-mailem s vaším logem a QR kódem.
- Když platba nepřijde včas, odejdou upomínky samy — mírná, důrazná, závěrečná.
- Jakmile platba dorazí, spáruje se a cyklus se uzavře.
U paušálních služeb a předplatného tak celý měsíční koloběh fakturace proběhne bez vašeho zásahu. Víc o tom píšeme ve Fakturádci u pravidelných faktur.
Časté otázky
Co když klient zaplatí míň, než má
Platba se k faktuře připojí — párování se řídí variabilním symbolem, ne částkou — ale doklad zůstane neuhrazený a ve zbývající částce k úhradě uvidíte, kolik ještě chybí. Jakmile přijaté platby fakturu pokryjí, doklad se označí za zaplacený sám.
Co když v platbě chybí variabilní symbol
Pak nemá Fakturyon podle čeho fakturu najít a platbu nespáruje — úhradu zadáte ručně přes uhrazení dokladu. Právě proto se vyplatí posílat faktury s QR kódem: klient variabilní symbol nevyplňuje a nemá ho jak vynechat.
Musím kvůli tomu měnit banku?
Ne. Párování stojí na informačních e-mailech, které umí poslat prakticky každá česká banka.
Je párování plateb ve všech tarifech?
Ano. Fakturyon má jediný tarif se všemi funkcemi, nic se nedokupuje zvlášť — jak to vypadá u konkurence, ukazuje srovnání fakturačních programů.
Vyzkoušejte si to nanečisto. Registrace je zdarma na 30 dní bez platební karty a párování plateb si můžete nastavit hned první den. Založit účet zdarma