Pokud pravidelně fakturujete stejné služby nebo zboží, vyplatí se mít ceník – seznam položek s přednastavenými cenami, jednotkami a sazbami DPH. Místo toho, abyste při každé faktuře znovu psali „Grafický návrh loga – 15 000 Kč“, prostě vyberete položku z ceníku. Hledáte frázi „ceník položek“? Přesně to je téma tohoto článku.
Co všechno do ceníku patří
Ceník nemusí obsahovat jen finální produkty nebo balíčky služeb – užitečné je rozepsat i dílčí položky, které se v zakázkách opakují. Grafik si tak může vytvořit položky jako „hodina grafických prací“, „návrh loga“, „úprava fotografie“, programátor zase „hodina vývoje“, „konzultace“, „hosting měsíčně“. Čím jemnější členění zvolíte, tím rychleji pak sestavíte fakturu i na zakázky, které se skládají z více typů práce. U každé položky se vyplatí rovnou zvolit i výchozí jednotku (kus, hodina, měsíc, balíček) – při vystavování faktury pak jen doplníte množství a cena se dopočítá sama. Pokud fakturujete v cizí měně, můžete mít u stejné položky ceny nastavené i ve více měnách najednou.
Kdy ceník aktualizovat
Ceny se v čase mění – rostou náklady, získáváte zkušenosti, poptávka po vašich službách se zvyšuje. Ceník proto není dokument, který nastavíte jednou a zapomenete na něj; vyplatí se ho projít alespoň jednou ročně a porovnat s tím, co skutečně účtujete v nových zakázkách. Pokud zjistíte, že poslední tři měsíce fakturujete jinou cenu, než máte v ceníku, je čas ho aktualizovat – jinak ceník ztrácí smysl a jen komplikuje práci, protože si položku musíte přepisovat ručně pokaždé znovu. Změna ceny v ceníku se přitom netýká už vystavených faktur, jen budoucích dokladů, takže se nemusíte bát, že by úprava zpětně ovlivnila staré doklady.
Ceník a individuální slevy pro klienty
Ceník vám dává jednotný výchozí bod, ale neznamená, že musíte každému klientovi účtovat úplně stejně. Běžná praxe je mít v ceníku standardní ceny a u konkrétní faktury je podle potřeby upravit – třeba slevu za odběr většího objemu, nebo naopak příplatek za expresní termín. Důležité je jen dbát na to, aby rozdíly v cenách měly obchodní logiku a nešlo o svévolné rozdíly bez důvodu, obzvlášť pokud fakturujete spřízněným osobám (rodina, vlastní firma) – tam finanční úřad sleduje, jestli se cena blíží tomu, co byste účtovali komukoli jinému. Víc k tomu najdete v článku o fakturaci mezi spřízněnými osobami.
Kdy se ceník nevyplatí
Ceník dává smysl tam, kde se práce nebo zboží opakují a dají se rozumně zaškatulkovat do položek s pevnou cenou. Pokud ale každá zakázka vypadá úplně jinak – třeba zakázková výroba na míru nebo unikátní projekty, kde se rozsah práce pokaždé liší – může být ceník spíš na obtíž, protože vás nutí násilně vměstnat jedinečnou práci do předem daných položek. V takovém případě se víc vyplatí nacenit každou zakázku zvlášť podle skutečného rozsahu a ceník použít jen na drobnosti, které se opravdu opakují (třeba dopravu, balné nebo hodinovou sazbu za konzultace nad rámec zakázky).
Pokud podnikání rozšiřujete a přibíráte kolegy nebo zaměstnance, kteří taky vystavují doklady, sdílený ceník navíc zajistí, že všichni účtují stejné ceny za stejné položky. Bez něj snadno dojde k tomu, že dva lidé ve stejné firmě nabídnou témuž typu zákazníka různou cenu za srovnatelnou práci, což působí neprofesionálně a může vést k rozladěným klientům, kteří si informace mezi sebou porovnají.
Pokud prodáváte i menší množství zboží, u položek v ceníku se vyplatí evidovat i skladovou dostupnost, pokud to vaše fakturační řešení umožňuje – ušetříte si tak dohledávání, jestli ještě máte co nabídnout, přímo ve chvíli, kdy vystavujete fakturu.
💡 Jak na to ve Fakturyonu: V sekci Ceník si vytvoříte seznam svých služeb a produktů – u každé položky nastavíte název, cenu, jednotku (ks, hod, projekt…), měnu a sazbu DPH. Při vystavování faktury pak stačí položku vybrat z ceníku a Fakturyon ji automaticky vloží do dokladu s přednastavenými hodnotami.