Pro každý typ dokladu (faktura, proforma, daňový doklad, příjmový doklad, dobropis, nabídka, objednávka) můžete nastavit:
Číselná řada
Formát čísla dokladu. Podporované zástupné znaky:
- {YYYY} – rok (4 číslice)
- {YY} – rok (2 číslice)
- {MM} – měsíc
- {NNNN} – pořadové číslo dokladu (počet N určuje počet číslic s nulami, např. {NNNN} = 0001)
Příklad: FV{YYYY}{MM}-{NNNN} vytvoří čísla jako FV202601-0001, FV202601-0002 atd.
Důležité: Formát musí vždy obsahovat alespoň jedno {N} (pořadové číslo dokladu). Bez něj by všechny doklady dostaly stejné číslo a vznikaly by duplicity.
Variabilní symbol
Variabilní symbol se automaticky generuje z čísla dokladu – odstraní se všechny nečíselné znaky a výsledkem je čistě číselný řetězec. Variabilní symbol může mít maximálně 10 číslic (omezení bankovního systému). Pokud potřebujete jiný variabilní symbol, můžete ho u dokladu ručně upravit.
Změna čísla dokladu
Číslo dokladu můžete po vytvoření změnit v sekci Základní údaje. Pokud zadáte číslo, které už existuje, systém vás upozorní na duplicitu.
Pod nastavením formátu vidíte náhled příštího čísla a variabilního symbolu.
Texty na dokladu
- Text před položkami – standardní text, který se vytiskne nad seznamem položek
- Text za položkami – text pod položkami (např. obchodní podmínky, číslo objednávky)
Splatnost
Výchozí splatnost v dnech pro daný typ dokladu.
E-mail při odeslání
- Předmět e-mailu – šablona předmětu (podporuje zástupné symboly)
- Text e-mailu – šablona těla e-mailu
- Poslat kopii na hlavní e-mail – ano/ne
- Poslat kopii na alternativní e-mail – ano/ne
Zástupné symboly v e-mailech
V předmětu i textu e-mailů můžete použít:
{docNumber}– číslo dokladu (např. FV2026001){docDescription}– popis dokladu{docDueDate}– datum splatnosti{docTotalAmount}– celková částka k úhradě (formátovaná s měnou){docIssuedDate}– datum vystavení{docIssuedDateMonth}– měsíc vystavení slovem (např. „leden“, „únor“){companyName}– název vaší firmy{addressing}– oslovení odběratele (z adresáře kontaktů){signature}– váš e-mailový podpis (kontaktní osoba nebo název firmy){docLink:text}– klikatelný odkaz na webovou verzi dokladu, kde „text“ je vámi zvolený text odkazu
Speciální nastavení pro proformy
- Automatické vyúčtování – po zaplacení proformy automaticky vytvoří vyúčtovací fakturu
- Odeslat vyúčtovací fakturu – automaticky odešle e-mailem