Než vystavíte fakturu, často celý obchod začíná nabídkou: klient se zeptá „kolik to bude stát?“, vy pošlete cenovou nabídku, klient ji schválí, a teprve pak fakturujete. Hledáte návod, jak napsat cenovou nabídku? Přesně to tenhle článek vysvětluje.
Nabídka (cenová nabídka) je nezávazný doklad, kterým klientovi sdělujete, co mu nabízíte a za kolik. Nabídka není faktura – nevzniká z ní povinnost platit. Ale je užitečná jako písemný podklad toho, na čem jste se dohodli.
Objednávka je potvrzení klienta, že nabídku přijímá. Může mít formu e-mailu, podepsané smlouvy nebo formální objednávky. Pro větší zakázky je dobré mít objednávku písemně – slouží jako důkaz, na čem jste se dohodli.
Typický pracovní postup: Nabídka → schválení klientem → objednávka → zálohová faktura (proforma) → práce → konečná faktura.
Co by měla cenová nabídka obsahovat
Dobrá cenová nabídka není jen řádek s číslem – měla by klientovi dát jasnou představu, za co přesně platí a co naopak zahrnuté není. Patří do ní: přesný popis rozsahu práce nebo dodávaného zboží, cena (ideálně rozepsaná po položkách, ať klient vidí, z čeho se skládá), termín dodání nebo realizace, platební podmínky (záloha, splatnost) a doba platnosti nabídky – bez ní se může stát, že klient nabídku „oprášil“ po půl roce, kdy už vaše ceny nebo kapacita neplatí. Vyplatí se i uvést, co nabídka nezahrnuje, pokud hrozí nedorozumění – třeba že cena je bez dopravy nebo bez tiskových nákladů.
Kdy se objednávka stává závaznou smlouvou
Právně je objednávka závazná ve chvíli, kdy obsahuje podstatné náležitosti (kdo, co, za kolik) a druhá strana ji přijme – ať už podpisem, potvrzujícím e-mailem, nebo tím, že podle ní začne jednat (třeba zaplatí zálohu). Nemusí jít o formální dokument s razítky; stačí jasně formulovaný e-mail „Objednávám 10 hodin konzultací dle vaší nabídky ze dne X, cena a termíny dle nabídky.“ Problém nastává, když si obě strany rozumí jinak – proto se vyplatí v odpovědi na objednávku vždy stručně zopakovat, co přesně a za jakých podmínek realizujete. Víc o tom, jak se liší závaznost smlouvy a faktury, najdete v článku o smlouvě a faktuře.
Rámcová smlouva místo opakovaných objednávek
Pokud s klientem spolupracujete dlouhodobě a objednávky se opakují, nemusíte pokaždé sepisovat nový dokument od nuly. Rámcová smlouva o spolupráci jednou nastaví obecné podmínky – ceny, splatnost, mlčenlivost, způsob komunikace – a jednotlivé zakázky pak realizujete na základě jednoduchých dílčích objednávek, klidně jen e-mailem s odkazem na rámcovou smlouvu. Ušetříte tím čas sobě i klientovi a snížíte riziko, že se u opakovaných zakázek na něco důležitého zapomene. Rámcová smlouva se hodí zejména u pravidelných měsíčních služeb nebo u klientů, se kterými plánujete spolupracovat déle než na jednu zakázku.
Co dělat, když klient nabídku nepřijme
Ne každá nabídka skončí objednávkou, a to je v pořádku – nabídka je nezávazný dokument právě proto, aby si obě strany mohly bez rizika vyjasnit podmínky předem. Pokud klient nabídku odmítne nebo na ni měsíce nereaguje, nemusíte nic rušit ani nikam hlásit; nabídka prostě po uplynutí platnosti pozbude smysl. Vyplatí se ale mít nabídky přehledně uložené i ty neúspěšné – ukazují, kolik poptávek se vám za dané období podařilo (ne)proměnit v zakázky, a tahle statistika je užitečná při plánování kapacity i cen do budoucna.
Cenovou nabídku i objednávku se vyplatí archivovat společně s výslednou fakturou – při případném sporu s klientem tak máte pohromadě celý řetězec dokumentů, který dokazuje, na čem jste se domluvili a jak se dohoda proměnila ve skutečnou zakázku. Řada fakturačních aplikací umožňuje nabídky, objednávky i faktury propojit, takže se k historii jedné zakázky dostanete jedním kliknutím, místo abyste dokumenty hledali zvlášť v různých složkách nebo e-mailech.
💡 Jak na to ve Fakturyonu: Fakturyon podporuje nabídky i objednávky jako samostatné typy dokladů s vlastní číselnou řadou. Z nabídky jedním kliknutím vytvoříte objednávku nebo rovnou fakturu – Fakturyon převezme všechny položky a údaje. Nemusíte nic přepisovat.