Tohle jsou dva pojmy, které se často zaměňují, ale liší se:
Proforma faktura je výzva k zaplacení celé částky předem – ještě před dodáním služby nebo zboží. Používá se třeba u zahraničních obchodů nebo když chcete mít jistotu platby dopředu.
Zálohová faktura je výzva k zaplacení jen části ceny (zálohy) – typicky 30–50 % před zahájením práce. Zbytek se dofakturuje po dokončení.
Důležité: Ani zálohová, ani proforma faktura není účetní ani daňový doklad. Jsou to jen výzvy k platbě. To znamená, že se neúčtují a neuvádějí v daňové evidenci jako příjmy.
Jak to funguje v praxi:
Vystavíte zálohovou fakturu → klient zaplatí → vy vystavíte příjmový doklad (neplátce DPH) nebo daňový doklad k přijaté platbě (plátce DPH) → dodáte službu/zboží → vystavíte konečnou (vyúčtovací) fakturu, kde odečtete už zaplacenou zálohu.
Zálohové a proforma faktury mají vlastní číselnou řadu – nesmíte je míchat s řadou běžných faktur.
Tip: Většina fakturačních programů umí zálohové faktury vystavit automaticky a rovnou k nim vygenerovat vyúčtovací fakturu. Nemusíte to řešit ručně.
💡 Jak na to ve Fakturyonu: Fakturyon má proforma faktury jako samostatný typ dokladu s vlastní číselnou řadou. Po zaplacení proformy můžete jedním kliknutím vytvořit vyúčtovací (konečnou) fakturu – Fakturyon automaticky převezme položky a odečte zálohu. Navíc si můžete zapnout automatické vyúčtování: jakmile zaznamenáte platbu proformy, Fakturyon vyúčtovací fakturu vytvoří a odešle sám.