Tohle jsou dva pojmy, které se často zaměňují, ale liší se:
Hledáte frázi „zálohová faktura vs proforma“? Přesně to je obsah tohoto srovnání.
Proforma faktura je výzva k zaplacení celé částky předem – ještě před dodáním služby nebo zboží. Používá se třeba u zahraničních obchodů nebo když chcete mít jistotu platby dopředu.
Zálohová faktura je výzva k zaplacení třeba i jen části ceny (zálohy) – typicky 30–100 % před zahájením práce. Zbytek se dofakturuje po dokončení.
Důležité: Ani zálohová, ani proforma faktura není účetní ani daňový doklad. Jsou to jen výzvy k platbě. To znamená, že se neúčtují a neuvádějí v daňové evidenci jako příjmy.
Jak to funguje v praxi:
Vystavíte zálohovou fakturu → klient zaplatí → vy vystavíte příjmový doklad (neplátce DPH) nebo daňový doklad k přijaté platbě (plátce DPH) → dodáte službu/zboží → vystavíte konečnou (vyúčtovací) fakturu, kde odečtete už zaplacenou zálohu.
Zálohové a proforma faktury mají vlastní číselnou řadu – nesmíte je míchat s řadou běžných faktur.
Tip: Většina fakturačních programů umí zálohové faktury vystavit automaticky a rovnou k nim vygenerovat vyúčtovací fakturu. Nemusíte to řešit ručně.
DPH u zálohových faktur
Pokud jste plátce DPH, situace se mění v okamžiku, kdy klient zálohu skutečně zaplatí. Z přijaté platby vám vzniká povinnost přiznat DPH, i když jde jen o zálohu na budoucí plnění – proto do 15 dnů od přijetí peněz musíte vystavit daňový doklad k přijaté platbě, kde DPH vyčíslíte. Teprve po dokončení práce nebo dodání zboží vystavíte vyúčtovací fakturu, na které od celkové částky odečtete už přiznanou a zaplacenou zálohu, aby se DPH neodvádělo dvakrát. Jako neplátce DPH tohle neřešíte – záloha pro vás žádné daňové dopady nemá, dokud službu nebo zboží nedodáte.
Kdy použít proformu a kdy zálohovou fakturu
V praxi si oba dokumenty často pletou i zkušenější podnikatelé, protože dělají v podstatě totéž – žádají o platbu předem. Rozdíl je hlavně v tom, na jakou část ceny se vážou a v jaké situaci se používají. Proformu vystavíte, když chcete peníze za celou zakázku předem – typicky u nových klientů, kde nemáte jistotu, že zaplatí po dodání, nebo u zahraničního obchodu, kde je vymáhání dluhu složitější. Zálohovou fakturu naopak použijete, když chcete jen část jistoty předem a zbytek necháte na doplacení po dokončení – běžné u delších zakázek, kde záloha pokryje vstupní náklady (materiál, subdodávky) a zbytek dorovná vaši marži po odevzdání práce. Příklad: u zakázky za 100 000 Kč s 40% zálohou klient zaplatí 40 000 Kč předem a zbylých 60 000 Kč po dokončení. U krátkých zakázek (do měsíce) bývá obvyklá záloha 30–50 %, u dlouhodobých projektů se zálohy často kombinují s dílčí fakturací.
Co když klient zálohu nezaplatí
Zálohová i proforma faktura jsou jen výzvy k platbě, takže jejich nezaplacení nemá stejné právní důsledky jako nezaplacená řádná faktura – nejde vymáhat jako dluh z už poskytnutého plnění, protože jste zatím nic nedodali. V praxi to řešíte jednoduše: dokud záloha nedorazí, práci nezačínáte. Pokud jste ale s klientem podepsali smlouvu, kde je záloha podmínkou zahájení prací, může vám nezaplacení zálohy zakládat právo od smlouvy odstoupit nebo požadovat náhradu už vzniklých nákladů, pokud jste dílo začali připravovat.
Zálohová faktura a účetnictví (s.r.o.)
Pokud vedete podvojné účetnictví, přijatá záloha se neúčtuje jako výnos, ale jako závazek vůči klientovi na účtu přijatých záloh. Výnos vznikne až v okamžiku, kdy skutečně dodáte službu nebo zboží a vystavíte konečnou fakturu. To je rozdíl oproti daňové evidenci, kde se sleduje jen skutečný pohyb peněz na účtu.
Splatnost zálohové faktury
Splatnost zálohové faktury si stanovujete stejně volně jako u běžné faktury – žádný zákonný limit pro ni neplatí, protože nejde o daňový doklad. V praxi bývá krátká, obvykle 3 až 7 dní, protože účelem zálohy je zajistit prostředky ještě před zahájením práce, ne dát klientovi dlouhý čas na rozmyšlenou.
💡 Jak na to ve Fakturyonu: Fakturyon má proforma faktury jako samostatný typ dokladu s vlastní číselnou řadou. Po zaplacení proformy můžete jedním kliknutím vytvořit vyúčtovací (konečnou) fakturu – Fakturyon automaticky převezme položky a odečte zálohu. Navíc si můžete zapnout automatické vyúčtování: jakmile zaznamenáte platbu proformy, Fakturyon vyúčtovací fakturu vytvoří a odešle sám.