Představte si: vy fakturujete klientovi 30 000 Kč za grafiku a on vám fakturuje 20 000 Kč za překlad. Místo toho, abyste si navzájem posílali peníze, můžete udělat zápočet pohledávek – vzájemné pohledávky se „vykrátí“ a doplatí se jen rozdíl (10 000 Kč).
Jak na to: Připravíte dohodu o vzájemném zápočtu pohledávek (stačí jednoduchý dokument), kde uvedete obě pohledávky (čísla faktur, částky, data splatnosti) a konstatujete, že se vzájemně započítávají. Obě strany podepíšou. Případně můžete udělat jednostranný zápočet – stačí písemně oznámit druhé straně, že započítáváte svou pohledávku proti její.
Podmínky: Pohledávky musí být stejného druhu (obě peněžité), musí být splatné, a nesmí být promlčené. Částečný zápočet (když se částky neshodují) je taky v pořádku – rozdíl se doplatí.
V daňové evidenci zaúčtujete zápočet jako příjem i výdaj ke dni, kdy k zápočtu došlo.
Kdy zápočet nejde použít
Zápočet má svá omezení. Nejde ho provést u pohledávek, které jsou promlčené (u obchodních závazků standardně po třech letech od splatnosti) – dlužník může promlčení namítnout a zápočet odmítnout. Stejně tak zápočet nejde jednostranně uplatnit vůči pohledávce, kterou nelze postihnout výkonem rozhodnutí, nebo pokud je druhá strana v insolvenčním řízení – tam platí speciální pravidla insolvenčního zákona a jednostranný zápočet po zahájení insolvenčního řízení už zpravidla není možný. Pokud si nejste jistí, zda zápočet v konkrétní situaci projde, poraďte se s právníkem – u větších částek se to vyplatí.
Zápočet a DPH
Zápočet nemění nic na tom, že obě strany musí ke svým plněním vystavit řádné daňové doklady, pokud jsou plátci DPH. I když si peníze fakticky nepošlete, z pohledu DPH proběhla dvě samostatná zdanitelná plnění, a každá strana musí přiznat DPH ze své faktury ve standardním termínu. Zápočet ovlivňuje jen způsob úhrady, ne vznik daňové povinnosti.
Praktický příklad se třemi stranami
Zápočet nemusí být jen mezi dvěma firmami – v praxi se někdy řeší i řetězový zápočet mezi třemi a více subjekty, kde A dluží B, B dluží C a C dluží A. Takový vícestranný zápočet vyžaduje dohodu všech zúčastněných stran a je administrativně náročnější, protože musí být jasně doloženo, kdo komu co dluží a v jaké výši se pohledávky vzájemně kryjí. V praxi se s ním setkáte spíš výjimečně, u dvoustranného zápočtu mezi vámi a jedním obchodním partnerem stačí jednoduchá písemná dohoda popsaná výše.
Rozdíl mezi zápočtem a barterem
Zápočet se často plete s barterovou směnou, ale jde o odlišné věci. Při zápočtu existují dvě samostatné faktury za dvě samostatná plnění a peněžitý závazek se jen vzájemně vyrovná. Při barteru naopak od začátku domlouváte výměnu plnění za plnění bez peněžního vyjádření – i tak ale musíte pro daňové účely ocenit obě plnění v penězích a přiznat je stejně, jako byste je fakturovali běžně. Z pohledu daní tedy barter ani zápočet nepředstavují žádnou výhodu ani úsporu – jen zjednodušují platební styk.
Zápočet u OSVČ v paušální dani
Pokud jste v režimu paušální daně, zápočet nijak nemění vaši povinnost sledovat limit příjmů pro vstup a setrvání v paušálním režimu – i započtená částka se počítá jako váš příjem ve výši fakturované částky, přestože fyzicky peníze na účet nedorazily. Sledujte si proto celkový obrat včetně zápočtů, ne jen to, co vám skutečně přišlo na bankovní účet.
Zápočet v písemné dohodě – co nesmí chybět
Aby dohoda o zápočtu obstála i při případné kontrole, uveďte v ní identifikaci obou stran, přesná čísla a data vystavení obou faktur, částky obou pohledávek, den, ke kterému zápočet nastává, a výsledný doplatek i to, která strana ho platí. Dohodu podepíší obě strany a každá by si měla ponechat jeden podepsaný výtisk jako doklad pro své účetnictví.
💡 Jak na to ve Fakturyonu: Fakturyon má mezi způsoby platby přímo volbu „zápočet“ (kredit). Při zaznamenání úhrady faktury zvolíte tuto metodu a Fakturyon eviduje, že faktura byla uhrazena zápočtem – ne bankovním převodem. Díky tomu máte v přehledu plateb jasně vidět, které faktury byly zaplaceny standardně a které zápočtem.