Na fakturách uvádíte osobní údaje svých klientů (jméno, adresa, IČO, někdy i e-mail). Pokud fakturujete fyzickým osobám (nepodnikatelům) nebo jiným OSVČ, spadá to pod GDPR – nařízení o ochraně osobních údajů.
Co to pro vás v praxi znamená:
Osobní údaje na fakturách zpracováváte na základě zákonné povinnosti (musíte mít správné náležitosti na faktuře) a oprávněného zájmu (evidence pro účetní a daňové účely). Nepotřebujete tedy od klienta zvláštní souhlas s tím, že jeho jméno a adresu uvedete na faktuře.
Ale pozor – nesmíte tyto údaje používat k ničemu jinému, než k čemu slouží. Nemůžete třeba vzít adresy z faktur a začít na ně posílat reklamu.
Archivace a GDPR:
Faktury musíte archivovat (5 nebo 10 let), ale po uplynutí archivační lhůty byste měli osobní údaje vymazat nebo anonymizovat. V praxi to většina podnikatelů řeší tak, že po uplynutí lhůty staré faktury prostě smažou.
Informační povinnost:
Měli byste mít alespoň základní informaci o tom, jak zpracováváte osobní údaje – ideálně na svém webu (zásady ochrany osobních údajů). Stačí jednoduchý dokument, kde uvedete, jaké údaje zpracováváte, proč, jak dlouho je uchováváte a jak vás klient může kontaktovat ohledně svých údajů.
Praktické rady:
Nesdílejte faktury s osobními údaji klientů s nikým, kdo je nepotřebuje vidět. Pokud používáte cloudový fakturační program, zkontrolujte, že má odpovídající zabezpečení a zpracovatelskou smlouvu. A pokud vám klient řekne, že chce vědět, jaké údaje o něm máte, musíte mu odpovědět do 30 dnů.
Sankce: Za porušení GDPR mohou být pokuty až do 20 milionů EUR nebo 4 % ročního obratu – ale v praxi se u malých OSVČ řeší spíš napomenutí. Přesto je dobré mít věci v pořádku.
💡 Jak na to ve Fakturyonu: Fakturyon uchovává data bezpečně v cloudu. Kontakty a doklady můžete kdykoli smazat, pokud uplyne archivační lhůta.