Archivace faktur je zákonná povinnost, ne volitelná možnost. Všechny faktury (vystavené i přijaté) musíte uchovávat po určitou dobu:
- Neplátce DPH: Minimálně 5 let.
- Plátce DPH: Minimálně 10 let.
Archivovat můžete elektronicky (PDF na disku, v cloudu, ve fakturačním softwaru), ale musíte zajistit, aby dokumenty zůstaly čitelné a nebyly pozměnitelné po celou dobu archivace. A samozřejmě – zálohujte.
Pokud používáte paušální výdaje, přijaté faktury (ty, co přijdete od dodavatelů) evidovat nemusíte, protože výdaje nedokládáte. Ale pokud vedete daňovou evidenci nebo účetnictví, archivujete povinně všechno.
Sankce za špatnou archivaci mohou být až 250 000 Kč, takže to nepodceňujte.
Odkdy se lhůta počítá
Lhůta pro archivaci neběží od data vystavení faktury, ale od konce zdaňovacího období, ve kterém doklad vznikl. Fakturu vystavenou v lednu 2026 tak musíte držet nejméně do konce roku 2031 (neplátce DPH) nebo do konce roku 2036 (plátce DPH) – ne pět, respektive deset let od samotného data na faktuře, ale od konce kalendářního roku, do kterého faktura patří. U plátců DPH navíc platí desetiletá lhůta pro všechny doklady související s výpočtem daně, tedy i pro doklady k přijatým platbám a opravné daňové doklady.
Papírové doklady a skenování
Pokud jste dosud archivovali faktury v papírové podobě, můžete je bez obav převést do elektronické – zákon o účetnictví to umožňuje, pokud naskenovaná kopie věrně zachycuje obsah originálu a zůstane čitelná po celou archivační dobu. Papírový originál pak už uchovávat nemusíte. To výrazně zjednodušuje archivaci: místo šanonů vám stačí jedna složka v cloudu, kterou navíc můžete pravidelně zálohovat. Dejte si pozor jen na to, aby byl scan v dostatečné kvalitě – rozmazaný nebo useknutý dokument vám při kontrole nepomůže o nic víc než žádný.
Co se stane s doklady po uplynutí lhůty
Jakmile archivační lhůta uplyne, doklady nemusíte dál držet – u dokladů s osobními údaji klientů (jméno, adresa) je dokonce vhodné je smazat nebo anonymizovat kvůli GDPR. Víc o tom, jak se osobní údaje na fakturách pojí s ochranou soukromí, najdete v článku o GDPR a fakturách. V praxi si proto vyplatí mít doklady rozdělené podle roku vystavení – ať víte, které už můžete bez obav vyřadit, a které je potřeba držet ještě několik dalších let.
Co dělat, když doklady ztratíte
Ztráta dokladů kvůli havárii disku, ukradenému notebooku nebo vyhozené krabici s papíry se stává i pečlivým podnikatelům. Pokud k tomu dojde, co nejdřív zrekonstruujte, co jde – u vystavených faktur většinou pomůže fakturační aplikace, která doklady drží nezávisle na vašem počítači, u přijatých faktur zkuste požádat dodavatele o kopii, banka vám na požádání dohledá výpisy z účtu. Finanční úřad ztrátu dokladů sice bez dalšího netrestá, ale při kontrole musíte být schopni prokázat, co jste za doklad neúmyslně přišli a jak jste se to snažili napravit – jinak hrozí, že vám kontrola výdaj nebo odpočet DPH neuzná. Právě proto se vyplatí mít doklady zálohované na víc než jednom místě už předem, ne až po problému.
Doklady v cizí měně
Zvláštní pozornost si zaslouží doklady v cizí měně – třeba faktury vystavené v eurech zahraničním klientům. Archivujete je stejně dlouho jako korunové doklady, ale vyplatí se u nich uchovat i informaci o kurzu, který jste použili pro přepočet na koruny, zvlášť pokud jste ho nepoužili z veřejně dostupného zdroje jako je kurzovní lístek ČNB. Při kontrole tak snadno doložíte, jak jste k přepočtené částce došli. Fakturační aplikace, které pracují s cizími měnami, tuhle informaci obvykle ukládají automaticky ke každému dokladu, takže se tím nemusíte zvlášť zabývat.
💡 Jak na to ve Fakturyonu: Fakturyon všechny vaše doklady automaticky archivuje v cloudu. Máte k nim přístup kdykoli a odkudkoli. V sekci Export si můžete stáhnout zálohu všech dokladů. Pro lepší přehlednost si můžete doklady organizovat pomocí barevných štítků (Nastavení → Štítky) – vytvoříte si vlastní kategorie (např. „Projekt A“, „Zaplaceno“, „Čeká na schválení“) a přiřadíte je k dokladům.