Od roku 2023 má každý podnikatel s IČO automaticky zřízenou datovou schránku. Je to v podstatě váš „úřední e-mail“ – stát s vámi komunikuje výhradně přes ni. Přijde vám tam všechno: výzvy z finančního úřadu, rozhodnutí, upomínky.
Pozor na jednu zásadní věc: zpráva v datové schránce se považuje za doručenou automaticky po 10 dnech, i když si ji nepřečtete. Takže pokud ji nebudete hlídat, můžete přijít o důležité lhůty, aniž byste o tom věděli.
Přihlásit se do schránky můžete hned několika způsoby: přístupovými údaji, které vám dorazily poštou při jejím zřízení, přes bankovní identitu (stejné přihlašovací údaje jako do internetového bankovnictví), nebo pomocí elektronického občanského průkazu s čipem. Pokud jste dopis s přihlašovacími údaji ztratili nebo vám nikdy nedorazil, nové si zdarma vyřídíte na kterémkoli CzechPOINTu.
Aktivní datová schránka má i další důsledek: pokud ji máte zřízenou, musíte finančnímu úřadu i zdravotní pojišťovně podávat formuláře elektronicky – papírové podání přestává stačit. Týká se to třeba daňového přiznání nebo přehledu o příjmech a výdajích. Termíny, dokdy co podat, najdete v přehledu důležitých lhůt.
Časté je nedorozumění, že si datovou schránku jako OSVČ můžete jednoduše nechat zrušit, pokud ji nechcete používat. Bohužel to nejde – dokud podnikáte, zůstává aktivní ze zákona. Zaniká automaticky až v okamžiku, kdy živnost ukončíte.
Co konkrétně vám do schránky chodí
Nejčastěji jde o komunikaci s finančním úřadem (výzvy k doplnění, rozhodnutí, platební výměry), s Českou správou sociálního zabezpečení a se zdravotní pojišťovnou. Přes datovou schránku probíhá i komunikace se soudy, katastrem nemovitostí nebo živnostenským úřadem — a čím dál častěji ji využívají i soukromé firmy, protože doručení do datové schránky je právně jisté a rychlé.
Osobní datová schránka vs. datová schránka OSVČ
Pokud jste už měli osobní (fyzickou) datovou schránku před založením živnosti, po registraci OSVČ vám stát zřídí druhou, podnikatelskou schránku — obě existují vedle sebe a mají různá čísla. Do podnikatelské schránky chodí korespondence týkající se vašeho podnikání, do osobní zprávy jako fyzická osoba. Snadno se tak stane, že si omylem kontrolujete jen jednu z nich — hlídejte obě, pokud obě máte.
Kdo další může mít do schránky přístup
Kromě sebe můžete do datové schránky přidat i pověřenou osobu — třeba účetní nebo asistentku — a nastavit jí, zda smí zprávy jen číst, nebo i odesílat. Přístup nastavíte přímo v rozhraní datové schránky, nemusíte kvůli tomu nikam chodit.
Jak dlouho jsou zprávy v datové schránce dostupné
Přijaté i odeslané zprávy se v datové schránce standardně uchovávají 90 dní od doručení, poté je systém automaticky smaže. Pokud chcete mít zprávy dostupné déle, můžete si v Portálu občana (Nastavení → Datové schránky) zdarma zapnout automatickou archivaci, nebo využít placený Datový trezor. Ať tak, či tak, důležité zprávy — třeba rozhodnutí finančního úřadu — se vyplatí stáhnout a uložit si je i mimo datovou schránku, rovnou do svého archivu dokladů.
Co přesně znamená fikce doručení
Desetidenní lhůta pro fikci doručení běží od chvíle, kdy se zpráva objeví ve vaší schránce – ne od chvíle, kdy se o ní dozvíte. Pokud jste na dovolené a schránku deset dní nezkontrolujete, úřad má za to, že jste zprávu přečetli desátý den, i kdybyste se k ní ve skutečnosti dostali až po návratu. To platí i pro rozhodnutí, proti kterým se dá odvolat – lhůta pro odvolání běží od fiktivního doručení, ne od skutečného přečtení. Právě proto se e-mailové nebo SMS upozornění na novou zprávu vyplatí nastavit hned po zřízení schránky.
Kdo vám do schránky může psát
Kromě orgánů veřejné moci (finanční úřad, ČSSZ, zdravotní pojišťovna, soudy) vám do datové schránky mohou psát i jiné osoby s vlastní datovou schránkou – třeba obchodní partneři nebo advokáti. Zprávy od soukromých subjektů ale nemají fikci doručení jako u úřadů; ty se považují za doručené až skutečným přihlášením do schránky a přečtením.
Co se s datovou schránkou stane, když živnost přerušíte nebo ukončíte
Pokud živnost jen přerušíte, datová schránka zůstává aktivní a musíte ji dál sledovat. Teprve úplným ukončením podnikání datová schránka zaniká, a to automaticky – informaci o ukončení dostane systém z živnostenského rejstříku a schránku znepřístupní. Zprávy v ní ale zůstávají po zákonem stanovenou dobu dostupné, takže se k nim v případě potřeby (třeba při daňové kontrole za předchozí roky) ještě dá dostat.
Mobilní aplikace a notifikace
Kromě webového rozhraní na portálu mojedatovaschranka.cz existuje i oficiální mobilní aplikace, ve které si zprávy prohlédnete a stáhnete i z telefonu. Nastavení upozornění (e-mail nebo SMS) najdete v nastavení schránky pod položkou „Nastavení notifikací“ – doporučujeme zapnout obojí, ať vám žádná zpráva neproklouzne.
Datová schránka a soukromí
Datová schránka zřízená kvůli podnikání je oddělená od případné osobní datové schránky fyzické osoby, pokud si ji dřív zvlášť zřídil. Pokud tedy jako OSVČ řešíte i osobní záležitosti s úřady, můžete mít dvě samostatné schránky s různým obsahem – schránka pro podnikání slouží výhradně ke komunikaci týkající se živnosti.
Praktický tip: Hned si v datové schránce nastavte upozornění na e-mail nebo SMS. Budete vědět o každé nové zprávě a nic vám neunikne.