Vždy posílejte faktury jako PDF. Nikdy ne jako Word nebo Excel – ty formáty jsou editovatelné a klient by si mohl něco upravit. PDF je standard, který chrání vás i klienta. V jakém formátu posílat faktury je tedy jasné: vždy PDF.
Proč je PDF lepší volba než Word nebo Excel
Rozdíl není jen v tom, že se PDF snáz otevírá — jde hlavně o to, co se s dokumentem dá udělat po odeslání. Soubor .docx nebo .xlsx si příjemce může kdykoli upravit, aniž byste to poznali: změnit částku, datum splatnosti nebo číslo účtu. U PDF sice úprava technicky možná je, ale vyžaduje specializovaný software a zanechává stopy, takže se v praxi prakticky nepoužívá jako způsob podvodu s fakturami. PDF se navíc zobrazí stejně na jakémkoli zařízení a operačním systému, zatímco tabulka nebo dokument z jednoho kancelářského balíku může v jiném vypadat rozbitě — políčka se posunou, písmo se změní, částky nemusí být na první pohled vidět.
PDF/A – archivační varianta pro dlouhodobé uchovávání
Pro běžné odesílání klientovi stačí obyčejné PDF, ale pro archivaci dokladů po zákonem stanovenou dobu (5, nebo 10 let u plátců DPH) je bezpečnější varianta PDF/A. Je to podmnožina formátu PDF navržená speciálně pro dlouhodobé uchovávání — zaručuje, že se dokument bude zobrazovat stejně i za deset let, protože si nese všechna potřebná data (fonty, barvy) uvnitř sebe a nezávisí na externích zdrojích, které mezitím můžou zaniknout. Většina moderních fakturačních a účetních programů umí PDF/A generovat automaticky, není potřeba nic řešit ručně.
Co když klient chce fakturu v jiném formátu
Větší firmy s vlastním účetním systémem někdy žádají fakturu ve strukturovaném formátu, který jejich software umí automaticky zpracovat — v Česku je to nejčastěji ISDOC. Řešením není poslat místo PDF jiný formát, ale poslat oba najednou: PDF jako čitelnou fakturu pro člověka a ISDOC jako přílohu nebo vloženou vrstvu dat pro účetní program. Klient tak dostane to, co potřebuje, a vy se držíte standardu PDF jako primárního formátu, který je čitelný úplně pro každého.
Musí být faktura elektronicky podepsaná?
Ne, český zákon elektronický podpis na faktuře nevyžaduje — platnost dokladu na něm nezávisí. Elektronický podpis nebo časové razítko se používá spíš u strukturovaných formátů jako ISDOC, kde ověřuje, že se data po vytvoření souboru nezměnila. Pro běžné PDF faktury, které posíláte e-mailem, žádný podpis potřeba není; důvěryhodnost dokladu zajišťuje spíš to, že přichází z ověřené e-mailové adresy vaší firmy nebo přímo z fakturačního systému.
Jak fakturu bezpečně odeslat
Kromě formátu souboru záleží i na tom, jak fakturu k odběrateli dostanete. Standardem je e-mail, u plátců DPH je ale potřeba mít se zasíláním daňových dokladů elektronicky souhlas odběratele — víc o tom v článku posílání faktur e-mailem. Alternativou k příloze je veřejný odkaz, přes který si klient fakturu prohlédne přímo v prohlížeči bez nutnosti cokoliv stahovat nebo se přihlašovat — hodí se hlavně tam, kde e-mailové přílohy blokuje firemní firewall příjemce.
Ochrana citlivějších faktur heslem
U faktur s vyššími částkami nebo citlivějšími údaji můžete PDF navíc chránit heslem, které si s klientem domluvíte předem (třeba poslední čtyři číslice jeho IČO nebo dohodnuté heslo v samostatné zprávě). Zvýší to bezpečnost proti tomu, aby se dokument dostal k nepovolané osobě, kdyby e-mail omylem skončil u špatného příjemce nebo byla schránka kompromitovaná. Pro běžnou fakturaci mezi OSVČ a firmami to není nutnost, ale u citlivějších zakázek (vyšší částky, veřejné zakázky, státní instituce) se to vyplatí zvážit. Nezapomeňte, že heslo musí klient znát ještě předtím, než PDF otevře — poslat ho ve stejném e-mailu jako přílohu nemá smysl, protože by ho k odemčení nepotřeboval.
💡 Jak na to ve Fakturyonu: Fakturyon generuje faktury jako PDF a rovnou je odesílá e-mailem odběrateli. Šablonu si můžete přizpůsobit – barvy, font, logo a podpis nastavíte v Nastavení → Doklady. Kromě e-mailu Fakturyon umožňuje sdílet doklad i přes veřejný odkaz – klient si fakturu prohlédne přímo v prohlížeči a stáhne PDF nebo ISDOC, aniž by se musel někam přihlašovat.