Pokud poskytujete služby na měsíční bázi (správa webu, účetnictví, hosting, úklid, údržba, mentoring…), nechcete každý měsíc ručně vystavovat tu samou fakturu. K tomu slouží opakované (recurring) faktury. Hledáte, jak funguje opakovaná faktura? Přesně to vysvětluje tenhle článek.
Princip je jednoduchý: jednou vytvoříte šablonu faktury (komu, za co, kolik) a nastavíte opakování – třeba „každý měsíc od 1. února“. Systém pak automaticky vystaví fakturu a může ji rovnou odeslat klientovi.
Co všechno v šabloně opakované faktury nastavit
Šablona opakované faktury by měla obsahovat úplně stejné údaje jako běžná faktura – odběratele, položky, ceny, sazbu DPH (pokud jste plátce) a splatnost. Navíc si u ní zvolíte interval opakování (týdně, měsíčně, čtvrtletně…), den v měsíci, kdy se má faktura vygenerovat, a datum, od kdy opakování začíná. Většina fakturačních aplikací umožňuje nastavit i konec opakování – buď pevným datem, nebo počtem opakování (třeba „vygeneruj 12 faktur a pak se zastav“), což se hodí třeba u ročních smluv s pevně daným počtem měsíčních plateb. Vyplatí se i nastavit, jestli se má faktura po vygenerování rovnou odeslat klientovi automaticky, nebo jestli ji chcete před odesláním sami zkontrolovat.
Kdy opakovanou fakturu upravit nebo zastavit
Dřív nebo později se podmínky spolupráce změní – zvýšíte cenu, klient si objedná další službu navíc, nebo spolupráci naopak ukončíte. Šablonu opakované faktury proto můžete kdykoli upravit, a to i tak, aby se změna projevila až v příští generované faktuře, ne zpětně v už vystavených dokladech. Pokud spolupráci ukončujete, nezapomeňte opakování skutečně zastavit – jinak vám aplikace bude dál automaticky generovat a případně i odesílat faktury klientovi, se kterým už nespolupracujete, což působí přinejmenším trapně. Dobrým zvykem je projít si všechny aktivní opakované faktury jednou za čas (třeba čtvrtletně) a ověřit, že pořád odpovídají aktuální dohodě s klientem.
DPH a DUZP u opakovaných faktur
Pokud jste plátce DPH, u opakovaných faktur platí stejné pravidlo jako u dílčích faktur: DUZP musí odpovídat období, za které skutečně fakturujete, ne dni, kdy se faktura automaticky vygenerovala. U měsíčního paušálu tak DUZP typicky odpovídá poslednímu dni fakturovaného měsíce, i když fakturu systém vygeneruje třeba prvního dne měsíce následujícího. Dobrá fakturační aplikace tohle počítá za vás a datum nastaví automaticky podle zvoleného intervalu, ale vyplatí se to při prvním nastavení šablony zkontrolovat – chybné DUZP se pak táhne každou další automaticky generovanou fakturou, dokud si toho nevšimnete.
Opakovaná faktura vs. dílčí faktura
Oba nástroje řeší pravidelné nebo postupné fakturování, ale pro jinou situaci. Opakovaná faktura se hodí, když za stejnou částku fakturujete stále stejnou službu v pravidelných intervalech – typicky měsíční paušál za správu webu nebo hosting. Dílčí faktura naopak dokládá postupující práci na jednom konkrétním, časově ohraničeném projektu, kde se částka etapu od etapy liší podle rozsahu odvedené práce. Zjednodušeně: opakovaná faktura je pro trvalé služby, dílčí faktura pro rozdělení jedné velké zakázky. Víc o dílčí fakturaci najdete v samostatném článku.
Automatizace opakovaných faktur usnadní vystavování, ale nezbavuje vás povinnosti sledovat, jestli klient skutečně platí. Vyplatí se propojit opakované faktury s párováním plateb z banky nebo s automatickými upomínkami – jinak riskujete, že vám systém měsíc co měsíc vystavuje a odesílá faktury klientovi, který už dávno přestal platit, a vy si toho všimnete až po několika měsících dluhu. Pravidelná kontrola přehledu neuhrazených opakovaných faktur by měla být součástí vaší měsíční rutiny stejně jako jejich nastavení.
Stejně jako u dílčí fakturace i tady platí, že jasně nastavená pravidla na začátku ušetří starosti později – zvlášť pokud opakované faktury spravuje za vás asistentka nebo účetní, která musí přesně vědět, kdy a jak se mají generovat.
💡 Jak na to ve Fakturyonu: V sekci Opakované doklady vytvoříte šablonu faktury a nastavíte interval (každých X dní nebo měsíců), datum začátku a případně ukončení (po určitém datu nebo počtu opakování). Fakturyon faktury automaticky vytváří a na vaše přání je rovnou odesílá klientovi e-mailem. Vy jen jednou nastavíte a Fakturyon se o zbytek postará.