Fakturační aplikace je nástroj, se kterým budete pracovat každý týden po celé roky. Přesto ji spousta podnikatelů vybírá během pěti minut podle první reklamy, na kterou narazí. Špatná volba se přitom nepříjemně opravuje: přechod na jiný nástroj znamená stěhování dokladů, zvykání na nové prostředí a administrativu navíc. Sepsali jsme proto devět kritérií, která se vyplatí projít předem — platí obecně, ať už zvažujete kteroukoli aplikaci na trhu.
1. Náležitosti dokladů a automatické kontroly
Základ, bez kterého nemá smysl pokračovat: aplikace musí vystavit doklad se všemi zákonnými náležitostmi a pohlídat, abyste na žádnou nezapomněli. Co všechno na faktuře nesmí chybět, jsme sepsali v přehledu náležitostí faktury krok za krokem. Dobrá aplikace jde ještě dál — načte údaje odběratele z veřejných rejstříků, takže nepřepisujete IČO a adresy ručně a nevyrábíte překlepy. Užitečné jsou i kontroly při vystavení: aplikace by vás měla upozornit na chybějící údaj nebo nesmyslné datum splatnosti dřív, než doklad odejde klientovi.
2. Číselné řady a všechny typy dokladů
Faktura není jediný doklad, který v podnikání potkáte. Dříve či později budete potřebovat zálohovou fakturu, její vyúčtování nebo dobropis. Ověřte si, že aplikace zvládá všechny typy dokladů a že umí číselné řady nastavit podle vašich zvyklostí — třeba oddělené řady pro faktury a zálohovky nebo pro různé roky. Doklady na sebe musí navazovat bez děr a bez ručního přečíslovávání.
3. Párování plateb a upomínky
Vystavením faktury práce nekončí — někdo musí hlídat, jestli přišly peníze. Pokud aplikace umí párovat platby z banky, vidíte na první pohled, co je zaplacené a co ne, aniž byste procházeli výpisy ručně. Na neplatiče pak navazují automatické upomínky: slušná připomínka odeslaná strojově a včas vymůže většinu opožděných plateb dřív, než se z nich stane problém. Co dělat, když ani to nepomůže, radíme v článku co dělat, když klient nezaplatí.
4. QR platba na faktuře
Drobnost s velkým efektem. Klient namíří mobil na fakturu, banka mu předvyplní částku, účet i variabilní symbol — a vy dostanete zaplaceno rychleji a bez překlepů v platbě. Proč se QR kód vyplatí, rozebíráme v článku o QR kódu na faktuře. U výběru aplikace si jen ověřte, že QR platbu tiskne na doklady automaticky, ne jako placený doplněk.
5. Export pro účetní a strukturované formáty
Vaše účetní nechce faktury přepisovat z PDF — chce data. Zjistěte, v jakých formátech aplikace doklady exportuje: minimem je CSV, výrazným plusem český standard e-faktury ISDOC, který účetní programy načtou automaticky. Tohle kritérium navíc získává na váze s tím, jak Evropská unie směřuje k povinné elektronické fakturaci — aplikace, která strukturovaná data neumí, bude dřív nebo později přítěží.
6. Mobilní aplikace
Fakturu často potřebujete vystavit hned po dokončení zakázky — na místě u klienta, ne večer u počítače. Mobilní aplikace pro iOS a Android by měla zvládnout vystavení dokladu i rychlou kontrolu, co je zaplacené. Vyzkoušejte si ji předem: rozdíl mezi plnohodnotnou aplikací a osekanou vitrínou poznáte za pět minut.
7. Sdílení s účetní nebo kolegou
Posílat doklady e-mailem každý měsíc je zbytečná práce navíc. Praktičtější je dát účetní přímo přístup do aplikace — ideálně s rozlišením rolí, aby mohla doklady prohlížet a stahovat, ale ne omylem měnit. Pokud podnikáte ve dvou nebo třech lidech, oceníte i možnost pustit do fakturace kolegu s právem doklady vystavovat.
8. Cena — a co za ni skutečně dostanete
Cenovky fakturačních aplikací se srovnávají špatně, protože každá znamená něco jiného. Nedívejte se na částku, ale na obsah: co je v základní ceně a co se doplácí. Pozor na aplikace, které účtují příplatky za funkce, bez nichž se fakturovat prakticky nedá — třeba za další doklady, upomínky nebo export dat. Spočítejte si cenu pro svůj skutečný provoz, ne pro reklamní modelový příklad, a zajímejte se i o to, co se stane s cenou, až vyrostete. Dobrým vodítkem je také úplný veřejný ceník — pokud se konečnou cenu dozvíte až po registraci, buďte opatrní.
9. Vaše data: export, přenositelnost a archivace
Na tohle kritérium se zapomíná nejčastěji, a přitom je pojistkou všech ostatních. Doklady, které v aplikaci vytvoříte, jsou vaše — musíte je umět kdykoli hromadně vyexportovat a odnést si je, pokud se rozhodnete odejít. Ověřte si také, že se dostanete k fakturám ze starších let: doklady je nutné archivovat po zákonnou dobu a „už to v systému nemáme“ není odpověď, kterou chcete slyšet při kontrole. Aplikace, která data drží v zajetí, není levná při žádné ceně.
💡 Jak na to ve Fakturyonu: Všech devět bodů máte pokryto — od načítání údajů z ARES přes párování plateb z banky, automatické upomínky a QR platbu na faktuře až po export pro účetní v ISDOC a CSV, mobilní aplikace a sdílení přístupu s účetní včetně rolí.
Než se rozhodnete: vyzkoušejte naostro
Žádný ceník ani srovnávací tabulka nenahradí vlastní zkušenost. Vyberte si dva tři kandidáty a vystavte v každém pár skutečných faktur zdarma — většina aplikací to umožňuje. Během chvíle poznáte, jestli vám nástroj sedne do ruky: kolik kliknutí zabere běžná faktura, jak vypadá doklad, který dostane klient, a jestli se v přehledu plateb vyznáte bez návodu. Teprve pak má smysl sáhnout po placeném tarifu. Fakturační aplikaci si vybíráte na roky — hodina zkoušení je ta nejlépe investovaná část celého výběru.
