Faktura je po splatnosti a peníze nikde. Pozdní platba přitom často není zlá vůle — faktura mohla zapadnout v e-mailu, uvíznout ve schvalování nebo na ni klient prostě zapomněl. Dobře napsaná upomínka proto často stačí. V tomto článku najdete dva vzorové texty — přátelskou připomínku i důraznou druhou upomínku — a časovou osu, kdy kterou poslat.
Časová osa: kdy poslat kterou upomínku
Splatnost si s klientem sjednáváte na faktuře nebo ve smlouvě; pokud jste si nic nedomluvili, platí podle § 1963 občanského zákoníku 30 dní. Podrobnosti k počítání lhůt najdete v článku kdy vám klient musí zaplatit. Jakmile splatnost uplyne, postupujte v krocích:
- Několik dní po splatnosti: pošlete první, přátelskou připomínku. Krátká prodleva bývá jen administrativní zpoždění, proto zůstaňte vstřícní.
- Zhruba dva týdny po splatnosti: pokud klient nereaguje, pošlete druhou, důraznou upomínku s pevným termínem a upozorněním na úrok z prodlení.
- Kolem měsíce po splatnosti: upomínky vystřídá předžalobní výzva a další formální kroky.
💡 Jak na to ve Fakturyonu: Zapněte si automatické upomínky a aplikace pohlídá splatnost za vás — upomínky odejdou samy podle nastaveného harmonogramu. Díky párování plateb z banky se navíc upomínka nepošle klientovi, který mezitím zaplatil.
Co v žádné upomínce nesmí chybět
Ať volíte jakýkoli tón, klient musí být schopen zaplatit hned po přečtení, bez dohledávání. Vždy proto uveďte:
- číslo faktury a fakturovanou částku,
- původní datum splatnosti,
- číslo účtu a variabilní symbol pro platbu,
- fakturu znovu v příloze,
- u druhé upomínky termín, do kdy úhradu očekáváte.
Vzor první upomínky: přátelská připomínka
První upomínku formulujte, jako by šlo o nedopatření — protože obvykle jde. Pošlete ji e-mailem a zástupné údaje v hranatých závorkách nahraďte vlastními:
Dobrý den,
dovoluji si připomenout fakturu č. [číslo faktury] na částku [částka] Kč se splatností [datum splatnosti]. Platba mi zatím nedorazila — je možné, že faktura zapadla, proto ji pro jistotu posílám znovu v příloze.
Pokud jste ji mezitím uhradili, považujte prosím tuto zprávu za bezpředmětnou. V opačném případě prosím o úhradu na účet [číslo účtu] pod variabilním symbolem [variabilní symbol].
Děkuji a přeji hezký den, [jméno a příjmení]
Vzor druhé upomínky: důrazně, ale věcně
Když první připomínka zůstane bez odezvy, změňte tón. Druhá upomínka má mít pevný termín, zmínku o úroku z prodlení a jasně pojmenovaný další krok. Stále však zůstaňte věcní — emoce pohledávku nevymůžou.
Dobrý den,
dne [datum první upomínky] jsem Vám připomínal(a) neuhrazenou fakturu č. [číslo faktury] na částku [částka] Kč, splatnou [datum splatnosti]. Platba dosud nedorazila a na mou zprávu jste nereagovali.
Žádám Vás o úhradu nejpozději do [datum]. Upozorňuji, že mi od prvního dne prodlení vzniká nárok na zákonný úrok z prodlení. Nebude-li faktura v uvedeném termínu uhrazena, přistoupím k dalším právním krokům.
S pozdravem, [jméno a příjmení]
Jakým kanálem upomínku poslat
Pro první i druhou upomínku je standardem e-mail — je rychlý a zůstává po něm stopa. Odpovídejte ve stejném vlákně, ve kterém jste posílali fakturu: klient i vy pak vidíte celou historii pohromadě. Telefonát je dobrý doplněk, ne náhrada — co si řeknete do sluchátka, vždy ještě shrňte do krátkého e-mailu, ať máte domluvu černé na bílém. Doporučený dopis s dodejkou si nechte až na předžalobní výzvu, kde se doklad o doručení skutečně hodí.
Jak zvolit tón: vztah s klientem rozhoduje
Univerzální tón neexistuje — řiďte se tím, o jakého klienta jde:
- Dlouhodobý klient: před písemnou upomínkou zkuste telefonát nebo osobní zprávu. Často se dozvíte skutečný důvod zpoždění a rovnou se domluvíte na termínu.
- Nový či jednorázový klient: držte se písemné formy od začátku — budete mít doklad o tom, kdy a co jste komunikovali.
- Opakovaně pozdě platící klient: zvažte kratší splatnost, zálohu předem, nebo zda ve spolupráci vůbec pokračovat.
Jedno pravidlo platí vždy: nevyhrožujte ničím, co nemíníte splnit. Prázdné ultimátum vaši pozici jen oslabí.
Co když upomínky nezaberou
Od prvního dne prodlení vám ze zákona běží úrok z prodlení — jeho výše se odvíjí od repo sazby ČNB navýšené o 8 procentních bodů a nemusí být ve smlouvě vůbec sjednán. Dalším krokem je předžalobní výzva a případné vymáhání; celý postup včetně praktických rad popisujeme v článku co dělat, když klient nezaplatí. A pokud se klient mezitím ocitl v úpadku, platí zvláštní pravidla i lhůty — projděte si článek o nezaplacených fakturách v insolvenci.
Hlavní zásada na závěr: nečekejte. Čím dřív po splatnosti se ozvete, tím větší je šance, že se k penězům dostanete rychle a bez právníků.
