Druhy faktur, se kterými se v podnikání setkáte, je dobré znát předem — pojďme si je projít.
Běžná (řádná) faktura
Tohle je ta klasická faktura. Dokončíte práci → vystavíte fakturu → klient zaplatí. Konec.
Zálohová faktura
Tohle ve skutečnosti ani není faktura v pravém slova smyslu. Je to jen „žádost o zálohu“. Říkáte klientovi: „Pošli mi prosím předem část peněz, než začnu pracovat.“
Zálohová faktura se nikam neúčtuje, nejde do daňového přiznání a nemá žádné daňové dopady. Je to prostě jen papír, který říká „pošli peníze“.
Po dokončení práce pak vystavíte řádnou (vyúčtovací) fakturu, kde odečtete uhrazené zálohy.
Proforma faktura
Podobná jako zálohová, ale je na celou částku. Používá se, když chcete, aby klient zaplatil celou cenu předem, než mu cokoliv dodáte. Třeba u e-shopů nebo u zakázek s novými klienty.
Stejně jako zálohová faktura – není to daňový doklad a nikam se neúčtuje.
Dobropis (opravný doklad)
Potřebujete vrátit peníze nebo snížit cenu? Třeba klient reklamoval, dohodli jste se na slevě, nebo jste omylem naúčtovali moc. V takovém případě vystavíte dobropis – fakturu „v mínusu“, která tu původní opraví.
Pokud jste plátce DPH, dobropis se oficiálně jmenuje „opravný daňový doklad“ a musí splňovat přesné náležitosti. Jako neplátce mu můžete říkat jednoduše „storno“ nebo „opravná faktura“.
Penalizační faktura
Klient nezaplatil včas a vy mu chcete naúčtovat úrok z prodlení? Vystavíte penalizační fakturu. Je to normální faktura, jen její položkou je ta sankce. A pozor – DPH se na sankce neuplatňuje.
Souhrnná faktura
Pokud jednomu klientovi za měsíc vystavujete víc dílčích dodávek nebo drobných zakázek, můžete místo řady jednotlivých faktur vystavit jednu souhrnnou fakturu za celé období – obsahuje rozpis jednotlivých položek nebo dodávek a jednu celkovou částku k úhradě. Ušetříte tím administrativu sobě i klientovi, který místo deseti plateb řeší jednu.
Zjednodušený daňový doklad
Pokud jste plátce DPH a celková částka faktury včetně daně nepřesáhne 10 000 Kč, můžete místo běžného daňového dokladu vystavit zjednodušený daňový doklad – nemusí obsahovat údaje o odběrateli. Typicky se používá při drobném prodeji na pokladně. Podrobnosti najdete v článku o náležitostech faktury.
Faktura, nebo paragon?
Paragon (účtenka) je zjednodušená forma dokladu používaná hlavně při hotovostním nebo drobném prodeji – obsahuje míň údajů než plnohodnotná faktura. Kdy se který doklad hodí a co je rozdíl, rozebíráme podrobně v článku co je faktura a proč ji potřebujete.
Který typ dokladu použít kdy – rychlý přehled
- Jednorázová zakázka, platba po dokončení → běžná faktura.
- Potřebujete peníze předem → zálohová nebo proforma faktura.
- Chyba na už vystaveném dokladu → dobropis nebo storno.
- Klient platí po splatnosti → penalizační faktura s úrokem z prodlení.
- Víc drobných dodávek jednomu klientovi za měsíc → souhrnná faktura.
Ať zvolíte kterýkoli typ dokladu, vždy platí stejné základní pravidlo: doklad musí být jednoznačně přiřaditelný ke konkrétní obchodní transakci a musí navazovat na vaši číselnou řadu, ať jde o fakturu, dobropis nebo zálohovku.
Jak poznat, který typ dokladu zrovna potřebujete
Nejjednodušší vodítko je otázka „kdy peníze přišly nebo přijdou vzhledem k dodané práci“. Pokud práci teprve budete dělat a chcete peníze (nebo jejich část) předem, sáhnete po zálohové nebo proforma faktuře. Pokud je práce hotová a chcete zaplatit celou částku, vystavíte běžnou fakturu. Pokud jste už fakturovali a potřebujete částku opravit směrem dolů, použijete dobropis. A pokud klient nezaplatil včas a chcete si nárokovat úrok z prodlení, sáhnete po penalizační faktuře.
Vrubopis – opak dobropisu
Méně známý, ale existující typ dokladu je vrubopis (opravný doklad se zvyšujícím efektem) – použijete ho, když jste naopak naúčtovali méně, než jste měli, a potřebujete částku navýšit. V praxi se s ním setkáte řidčeji než s dobropisem, typicky když se dodatečně zjistí, že bylo dodáno více zboží nebo práce, než se původně fakturovalo.
Jak se typy faktur promítají do číselných řad
Každý typ dokladu byste měli vést v samostatné číselné řadě – tedy zvlášť běžné faktury, zvlášť zálohové/proforma faktury, zvlášť dobropisy. Usnadňuje to orientaci ve vaší evidenci i případnou kontrolu, protože je hned jasné, o jaký typ dokladu jde už podle formátu jeho čísla (např. FV pro faktury, ZF pro zálohové faktury, DB pro dobropisy).
💡 Jak na to ve Fakturyonu: Fakturyon podporuje tyto typy dokladů: faktura, zálohová faktura (proforma), daňový doklad, dobropis, příjmový doklad, nabídka a objednávka. Každý typ má vlastní číselnou řadu, kterou si nastavíte v Nastavení.